Błyskawiczny sposób na zrobienie porządku w swojej poczcie email

Jedną z podstawowych zasad produktywności jest sprawdzanie maili nie częściej niż kilka razy w ciągu dnia. Jest to jasna zasada, gdy zerkamy co chwilę czy nie przyszła nowa wiadomość nie dosyć, że tracimy czas, to jeszcze rozpraszamy się i trudniej nam powrócić w "trance".

Pierwszą zasadę już opanowaliśmy, ok. Jednak gdy otwieramy kilka razy dziennie skrzynkę pocztową to jesteśmy przygnieceni liczbą emaili, które w tym czasie przyszły. Co możemy zrobić?

Segreguj lub usuwaj
Codziennie korzystam z Google Mail. Jest to świetny produkt - zwłaszcza interfejs, dlatego oprę ten opis na nim.

Nigdy nie powinniśmy mieć zapełnionej skrzynki odbiorczej. Włączamy klienta pocztowego. Za jednym podejściem (czyli siedzimy dotąd do póki nie skończymy):
- usuwamy te maile, które są niepotrzebne
- korzystamy z przyciska "Report spam", dla maili reklamowych, spamowych
- maile, które zawierają potrzebne nam informacje na później dodajemy do etykiety (label) "References"
- mailom od osób/serwisów, których nie musimy odczytywać od razu warto nadać etykietę "Someday" i utworzyć filtr na podstawie wiadomości, by Gmail automatycznie oznaczał je jako "Someday" i przenosił do Archiwum omijając "Inbox"
- równie dobrze można oznaczać np. przychodzące faktury z różnych firm jako osobne etykiety i sięgać do nich w razie potrzeby

Korzystanie z kilku monitorów

Korzystanie z kilku monitorów naraz sprzyja produktywności, zwiększa ją dość znacznie, nawet o 40 procent.

Ważna jest również ich wielkość. Za standard "wielomonitorowości" można uznać korzystanie z dwóch monitorów LCD o wielkości przekątnej 17 cali.

17 calowy monitor LCD daje obraz wielkościowo porównywalny do zwykłego monitora kineskopowego (CRT) o wielkości 19 cali. Dzieje sie tak za sprawa tego, że w monitorach LCD cały obszar ekranu jest widoczny - w CRT część jest zakryta ze względów technicznych.

Dodatkowym atutem monitorów LCD jest ich mała wielkość, zajmują kilkanaście centymetrów na biurku, więc można ustawić ich kilka - nawet na stosunkowo niewielkiej powierzchni. Oprócz tego nie męczą tak wzroku jak zwykłe monitory.

Dwa monitory 19 cali czy jeden 24 cale?

To dość trudne pytanie. 19 + 19 da nam 38 cali, czyli o 14 cali więcej niż przy monitorze 24 cale.

Atutem monitora 24 calowego będzie z pewnością wykorzystywanie go w takich zastosowaniach jak gry czy oglądanie filmów. Widzimy cały obraz bez zbędnych przerywników (monitory LCD mają cienkie obramowanie).

Jeśli jednak wykorzystujemy komputer częściej do takich zastosowań jak programowanie, grafika, obróbka video, prace biurowe to lepiej skusić się na dwa i więcej monitorów - da to nam większą swobodę i większy obszar roboczy.

Załóżmy, że musimy przygotować raport kwartalny w pracy. Posiadamy zestawienia tygodniowej sprzedaży w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Excel. Otwieramy plik z tymi zestawieniami na jednym monitorze. Następnie otwieramy drugi dokument Excela z zestawieniami tego samego typu lecz za rok ubiegły by móc porównać dane na przestrzeni roku. Na trzecim monitorze tworzymy nowy dokument Excela i w łatwy i szybki sposób możemy przygotować raport, bez zbędnego ciągłego przeskakiwania między okienkami, możemy patrzeć na dane z taką swobodą jakby były wydrukowane.

Kolejnym przykładem może być programowanie. Tworzymy jakiś serwis internetowy, na jednym ekranie mamy edytor (np. Eclipse). Na drugim monitorze mamy widok strony www np. w przeglądarce Firefox, na trzecim monitorze mamy otworzonego Adobe Photoshop i wprowadzamy zmiany w grafice strony. Widzimy wszystko na raz, obecną pociętą grafikę - czyli tak jak widzą ją nasi goście.

Atutów można wymienić jeszcze wiele. Podstawową zasadą jest wykorzystywanie monitorów LCD zamiast przestarzałych już CRT. Zajmują mniej miejsca, pobierają mniej prądu i to znaczniej mniej, nie wytwarzają bardzo szkodliwego promieniowania, nie męczą tak wzroku, dużo ładniej wyglądają.