Błyskawiczny sposób na zrobienie porządku w swojej poczcie email

Jedną z podstawowych zasad produktywności jest sprawdzanie maili nie częściej niż kilka razy w ciągu dnia. Jest to jasna zasada, gdy zerkamy co chwilę czy nie przyszła nowa wiadomość nie dosyć, że tracimy czas, to jeszcze rozpraszamy się i trudniej nam powrócić w "trance".

Pierwszą zasadę już opanowaliśmy, ok. Jednak gdy otwieramy kilka razy dziennie skrzynkę pocztową to jesteśmy przygnieceni liczbą emaili, które w tym czasie przyszły. Co możemy zrobić?

Segreguj lub usuwaj
Codziennie korzystam z Google Mail. Jest to świetny produkt - zwłaszcza interfejs, dlatego oprę ten opis na nim.

Nigdy nie powinniśmy mieć zapełnionej skrzynki odbiorczej. Włączamy klienta pocztowego. Za jednym podejściem (czyli siedzimy dotąd do póki nie skończymy):
- usuwamy te maile, które są niepotrzebne
- korzystamy z przyciska "Report spam", dla maili reklamowych, spamowych
- maile, które zawierają potrzebne nam informacje na później dodajemy do etykiety (label) "References"
- mailom od osób/serwisów, których nie musimy odczytywać od razu warto nadać etykietę "Someday" i utworzyć filtr na podstawie wiadomości, by Gmail automatycznie oznaczał je jako "Someday" i przenosił do Archiwum omijając "Inbox"
- równie dobrze można oznaczać np. przychodzące faktury z różnych firm jako osobne etykiety i sięgać do nich w razie potrzeby

Korzystanie z kilku monitorów

Korzystanie z kilku monitorów naraz sprzyja produktywności, zwiększa ją dość znacznie, nawet o 40 procent.

Ważna jest również ich wielkość. Za standard "wielomonitorowości" można uznać korzystanie z dwóch monitorów LCD o wielkości przekątnej 17 cali.

17 calowy monitor LCD daje obraz wielkościowo porównywalny do zwykłego monitora kineskopowego (CRT) o wielkości 19 cali. Dzieje sie tak za sprawa tego, że w monitorach LCD cały obszar ekranu jest widoczny - w CRT część jest zakryta ze względów technicznych.

Dodatkowym atutem monitorów LCD jest ich mała wielkość, zajmują kilkanaście centymetrów na biurku, więc można ustawić ich kilka - nawet na stosunkowo niewielkiej powierzchni. Oprócz tego nie męczą tak wzroku jak zwykłe monitory.

Dwa monitory 19 cali czy jeden 24 cale?

To dość trudne pytanie. 19 + 19 da nam 38 cali, czyli o 14 cali więcej niż przy monitorze 24 cale.

Atutem monitora 24 calowego będzie z pewnością wykorzystywanie go w takich zastosowaniach jak gry czy oglądanie filmów. Widzimy cały obraz bez zbędnych przerywników (monitory LCD mają cienkie obramowanie).

Jeśli jednak wykorzystujemy komputer częściej do takich zastosowań jak programowanie, grafika, obróbka video, prace biurowe to lepiej skusić się na dwa i więcej monitorów - da to nam większą swobodę i większy obszar roboczy.

Załóżmy, że musimy przygotować raport kwartalny w pracy. Posiadamy zestawienia tygodniowej sprzedaży w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Excel. Otwieramy plik z tymi zestawieniami na jednym monitorze. Następnie otwieramy drugi dokument Excela z zestawieniami tego samego typu lecz za rok ubiegły by móc porównać dane na przestrzeni roku. Na trzecim monitorze tworzymy nowy dokument Excela i w łatwy i szybki sposób możemy przygotować raport, bez zbędnego ciągłego przeskakiwania między okienkami, możemy patrzeć na dane z taką swobodą jakby były wydrukowane.

Kolejnym przykładem może być programowanie. Tworzymy jakiś serwis internetowy, na jednym ekranie mamy edytor (np. Eclipse). Na drugim monitorze mamy widok strony www np. w przeglądarce Firefox, na trzecim monitorze mamy otworzonego Adobe Photoshop i wprowadzamy zmiany w grafice strony. Widzimy wszystko na raz, obecną pociętą grafikę - czyli tak jak widzą ją nasi goście.

Atutów można wymienić jeszcze wiele. Podstawową zasadą jest wykorzystywanie monitorów LCD zamiast przestarzałych już CRT. Zajmują mniej miejsca, pobierają mniej prądu i to znaczniej mniej, nie wytwarzają bardzo szkodliwego promieniowania, nie męczą tak wzroku, dużo ładniej wyglądają.

Co osiągnąłeś w mijającym roku?

Stawianie celów to bardzo ważna kwestia. Wielkimi krokami zbliża się kolejny rok. Utarło się, że wówczas wyznaczamy sobie cele na kolejne 12 miesięcy.

Zatrzymajmy się jednak. Oceńmy miniony rok.

• Co osiągnęliśmy?


• Z czego możemy być dumni?


• Czego powinniśmy się wstydzić?


• Jakie wnioski powinniśmy wyciągnąć z naszych poczynań?

Zróbcie sobie listę najważniejszych rzeczy, które osiągnęliście w 2007 roku. Dopiszcie również wnioski i spoglądajcie na tę listę codziennie. Niech będzie dla Was podporą.

Szybkie włączanie i wyłączanie komputera

Niektórzy z Was nie wyłączają komputera, chodzi on 24h na dobę. Też tak robiłem. Spowodowane było to nieopłacalnością wyłączania na krótszy czas (np. 15-30 min) - zbyt długi czas oczekiwania.

Obecnie moim głównym komputerem jest laptop. Szczerze mówiąc to prawie nigdy nie używałem trybu Hibernate (Zahibernuj) lub StandBy (Stan wstrzymania) w zwykłym stacjonarnym komputerze. W notebookach po zamknięciu klapy domyślnie przeważnie ustawiona jest funkcja hibernowania.

Hibernowanie

Hibernowanie komputera to proces, którego efektem jest normalne wyłączenie komputera - z jednym małym ale ważnym szczegółem. Wszystkie dane z RAM (czyli pamięci operacyjnej) zostają zapisane na dysku twardym. Po ponownym uruchomieniu komputera widzimy wszystko tak jak przed procesem hibernacji. Jeśli mieliśmy uruchomione jakieś programy to nie musimy ich ponownie włączać. Oszczędzamy czas.

Stan wstrzymania

Stan wstrzymania komputera to stan z goła odmienny od hibernacji czy zwykłego wyłączenia komputera. W skrócie mówiąc polega on na wyłączeniu wszystkiego poza pamięcią RAM. Dyski twarde, procesory itp. nie pobierają prądu.

Hibernowanie czy Stan wstrzymania?

Jeśli odchodzimy od komputera na krótki okres czasu to możemy wykorzystać Stan wstrzymania. Działa błyskawicznie, oszczędzamy czas. Komputer zużywa również o wiele mniej prądu (tylko pamięć RAM).

Jeśli natomiast odchodzimy na dłuższy okres czasu to warto wybrać opcję Hibernowania. Nie tylko oszczędzamy czas - w porównaniu do normalnego wyłączania komputera - ale również energię - nie jesteśmy narażeni na nagłe wyłączenie prądu czy wyczerpanie baterii (tak jak w Stanie wstrzymania).

Wszystkie informacje w jednym miejscu: domeny, hosting i serwery

Domeny, hosting i serwery dedykowane

W większości firm po zarejestrowaniu nowej domeny czy serwera otrzymujemy potwierdzenie emailem. Zawarte są w nim nie tylko terminy i kwoty płatności, ale również adresy URL do paneli administracyjnych. Przeważnie podane są także loginy i hasła - do paneli, kont FTP, baz danych.

Korzystam z poczty Google (Gmail), która tworzy listę wiadomości jedna pod drugą dla emaili o takim samym tytule. Na początku wszystkie potrzebne nam dane mamy w jednym mailu. Co jednak gdy dodamy nową bazę, skrzynkę email? Ja tworzę nowy email o takim samym tytule (poprostu klikam "R"), jako adresata wpisujemy swój email. W treści maila wpisujemy nowe interesujące nas dane (hasła, loginy). Wysyłamy.

W ten sposób wszystkie potrzebne informacje mamy w jednym miejscu, na jednym ekranie. Nie musimy skakać po kilkunastu/kilkudziesięciu mailach.

Oczywiście korzystam z https w połączeniach, więc dane są przesyłane w formie zaszyfrowanej.

Jak trzymać wszystkie informacje na dany temat w jednym miejscu?

Jest to seria artykułów o tym jak optymalnie przechowywać informacje, pliki, rzeczy.

Domeny, hosting i serwery

Misja, cel tego bloga

Witajcie,

Aby coś osiągnąć najpierw należy postawić sobie cel. Jego jasne zdefiniowanie pomoże nam w wyborze kierunku w jakim powinniśmy zmierzać, a także umożliwi nam sprawdzenie czy cel został osiągnięty.

W myśl tej zasady określam misje/cel tego bloga jako poprawienie efektywności zarządzania czasem i produktywności swojej i Waszej. Będę starał się pisać informacje poparte głównie swoim doświadczeniem.

Jak to? Przecież pisząc bloga będziesz przeznaczał swój czas na to zamiast robić coś innego!

Owszem. Jednak będzie to czas dobrze zainwestowany ;-).

Jeśli mamy więcej zadań do wykonania to wbrew pozorom jesteśmy bardziej efektywni. Wpadamy w rytm pracy co sprzyja naszej koncentracji. Lepiej mieć np. 10 zadań dziennie niż 1. Czemu? Gdy mamy 1 dziennie to przeważnie odkładamy to na "potem", a przez resztę czasu obijamy się, robiąc pseudo potrzebne rzeczy.

Nie oznacza to, że nie mam co robić, jednak pisząc bloga o takich rzeczach jak produktywność, zarządzanie czasem, formalizuję swoją wiedzę na ten temat. Na wiele aspektów można spojrzeć bardziej obiektywnie, szczególnie gdy Wy - Czytelnicy - będziecie dzielić się swoją wiedzą w komentarzach.